Negli anni, il mondo degli acquisti ha subito un’evoluzione significativa, passando dal modello tradizionale “venditore – acquirente” a un approccio più strategico che prevede un rapporto di partnership tra i fornitori e l’azienda. Questo cambiamento di approccio ha portato a un crescente riconoscimento dell’importanza di un rapporto di lunga durata con i fornitori, che può portare numerosi benefici a livello di efficienza, qualità e costi.
In questo articolo, cercheremo di capire a grandi linee come creare e mantenere un rapporto di lunga durata con i fornitori, partendo dalla fase di selezione fino alla gestione del rapporto nel tempo.
1. Selezione dei fornitori
Il primo passo è selezionare i fornitori che meglio si adattano alle esigenze dell’azienda. È importante considerare non solo il prezzo, ma anche la qualità dei prodotti/servizi offerti, la disponibilità a collaborare e a condividere informazioni, la flessibilità e la capacità di innovazione.
Un modo per selezionare i fornitori migliori è attraverso una valutazione basata su criteri oggettivi, come il rating di affidabilità, la valutazione delle capacità tecniche e la reputazione sul mercato. In questo processo, la consulenza sul procurement può fornire un supporto fondamentale per garantire una selezione accurata e obiettiva dei fornitori attraverso interviste mirate, raccolta dati e analisi degli stessi.
Per carità lasciamo perdere il “questo è un buon fornitore”, “lavoriamo con lui da sempre” e il terrificante, per come la vediamo noi, “abbiamo sempre fatto così”: sono tutte scuse per non approfondire, per mantenere lo status quo. Questo non significa che i fornitori attuali non siano validi e vadano sostituiti in blocco, semplicemente accertiamoci che sia così.
2. Comunicazione e collaborazione
Una volta selezionati i fornitori, è fondamentale instaurare un rapporto di comunicazione aperto e collaborativo. La chiave è mantenere un dialogo costante e costruttivo, condividendo informazioni e aspettative in modo chiaro e trasparente.
La consulenza sul procurement può aiutare a stabilire un sistema di comunicazione strutturato, che prevede incontri periodici con i fornitori per valutare l’andamento del rapporto, identificare eventuali criticità e sviluppare strategie di miglioramento.
Schede di valutazione, trend, raccolta dei dati di performance sono tutti strumenti validi per monitorare la bontà del servizio ricevuto, il conseguente impatto sulla vita aziendale e, di conseguenza, il costo di un fornitore.
3. Gestione della qualità
La gestione della qualità è un aspetto fondamentale. È importante stabilire standard di qualità condivisi con il fornitore e definire criteri di accettazione per garantire la conformità dei prodotti/servizi forniti.
In questo senso, la consulenza sul procurement può fornire supporto nella definizione di procedure e controlli di qualità, nell’individuazione di eventuali non conformità e nella definizione di piani di miglioramento.
4. Monitoraggio e valutazione
Infine, per mantenere un rapporto di lunga durata con i fornitori è necessario un costante monitoraggio delle prestazioni e una valutazione regolare dell’andamento del rapporto. Questo permette di individuare eventuali problemi e di attuare tempestivamente misure correttive.
La consulenza sul procurement può fornire supporto nella definizione di KPI (Key Performance Indicators) per monitorare le prestazioni dei fornitori e nella valutazione degli stessi in base ai risultati ottenuti.
Quello del monitoraggio è un capitolo complesso se mai affrontato in precedenza: la sola abitudine a prendere periodicamente in mano i dati di valutazione può essere difficile da instaurare, per non parlare della raccolta di alcuni dati difficilmente automatizzabile.
Un buon consulente saprà proporre le metriche più interessanti da questo punto di vista e aiutare a selezionare quelle di più semplice implementazione.
Inevitabilmente parliamo di attività che hanno un costo, ma anche portano benefici. La valutazione di entrambi consentirà di instaurare un monitoraggio sensato e ad alto valore aggiunto.
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